Å være medlem i en arbeidstakerorganisasjon er sensitiv informasjon. Tillitsvalgt får informasjon som ikke skal deles med andre, både fra Akademikerforbundet, arbeidsgiver og medlemmer.  

Akademikerforbundet har retningslinjer for håndtering av personopplysninger som ligger på våre nettsider. Tillitsvalgte skal gjøre seg kjent med og følge retningslinjene.  

Noen sentrale punkter er følgende: 

• Sett mailadresser i blindkopi når du sender til flere. 

• Send alltid saksdokumenter som ikke skal deles med andre i egen e-post (ikke i møteinnkalling) ettersom mange deler sine kalendere. Alternativt settes møteinnkallelsen som privat. 

• Opplysninger i medlemsregisteret skal være korrekte. Det er derfor fint å få medlemmene til å oppdatere opplysningene sine ved behov.  

• Ved bytte av tillitsvalgt, vurder hvilke informasjon som er hensiktsmessig å overføre til ny tillitsvalgt og hva som kan slettes.  

Oppbevaring av dokumenter: 

Papir: Uvedkommende skal ikke ha innsyn. Må låses bort ved arbeidsdagens slutt.
Elektronisk: Skal lagres sikkert og ikke deles ved uvedkommende. Dokumenter og lister skal slettes etter endt saksbehandling.

Avvikshåndtering: Ved avvik må tillitsvalgte varsle kontaktperson sentralt som ev. tar kontakt med Datatilsynet. Det er utarbeidet et avviksskjema som benyttes: Personvern / GDPR | Praktisk info | Akademikerforbundet Med avvik menes personopplysninger som er kommet på avveie, f.eks. en feilsendt e-post eller lister delt med feil personer.